Scrivere un'e-mail formale non è molto diverso dallo scrivere una lettera formale. Ma se sei abituato a usare l'e-mail solo per comunicazioni informali con gli amici, scrivere e-mail formali potrebbe richiedere del tempo per abituarti. In questo articolo, ti aiuteremo a scrivere un'e-mail formale e ti guideremo con un'e-mail di esempio. Puoi scrivere un'e-mail formale seguendo questi passaggi.

Come scrivere un'e-mail formale

Usa un indirizzo email neutro

Il tuo indirizzo email dovrebbe sempre riflettere il tuo vero nome, non il nome del tuo animale domestico o il soprannome. Un indirizzo email che riflette il tuo vero nome sembra professionale. Se la tua email è divertente o inappropriata, nessuno ti prenderà sul serio.

[e-mail protetta]

[e-mail protetta] X

Indicare il soggetto in modo appropriato

Assicurati che la riga dell'oggetto rifletta il contenuto della tua email. Se stai scrivendo di una riunione, l'oggetto dovrebbe contenere la parola riunione. Se stai scrivendo una domanda per un lavoro, la riga dell'oggetto dovrebbe indicare la posizione per cui ti stai candidando.

Inizia con un saluto

La mail dovrebbe iniziare con un saluto come Dear Mr. Price. È sempre bene rivolgersi al destinatario per nome. (Gentile dottoressa Smith, cara signora Dustan, ecc.) Se non conosci il suo nome, puoi usare Gentile signore/signora o A chi può interessare.

Introduci prima

Nel primo paragrafo stesso, presenta te stesso e lo scopo di scrivere la mail. Puoi iniziare la posta usando frasi come questa.

scrivo per chiedere informazioni su…..

scrivo in riferimento a…….

Dopo aver indicato chiaramente lo scopo, puoi passare direttamente al messaggio principale.

Corpo

Il corpo della mail dovrebbe contenere il tuo messaggio. Proprio come in una lettera formale, il corpo dovrebbe essere scritto in modo chiaro e conciso. Cerca di essere il più breve possibile. Nella maggior parte dei casi, due o tre paragrafi sono più che sufficienti per presentare il messaggio in modo chiaro. Il linguaggio dovrebbe essere professionale e formale.

Osservazioni conclusive

Dopo aver trasmesso il messaggio, è educato ringraziare il lettore per il suo tempo e la sua attenzione. Puoi usare frasi e clausole come

Grazie per il tuo tempo…

Grazie mille per aver dedicato del tempo…

Se hai domande o dubbi, non esitare a farmelo sapere

Quindi terminare l'e-mail con una chiusura appropriata. Cordiali saluti, i migliori auguri, saluti, rispettosamente, ecc. Sono alcuni dei finali che puoi usare.

allegato

Se hai allegato dei documenti nella posta, puoi dire "Fai riferimento al documento allegato. ” Puoi usare questa frase in qualsiasi luogo appropriato.

Correzione di bozze

Come per qualsiasi lavoro scritto, rileggi attentamente l'e-mail. Assicurati di aver utilizzato i titoli, le date, i nomi, ecc. corretti. Controlla eventuali errori di grammatica o di ortografia.

Fare clic su Invia

Dopo aver riletto attentamente l'e-mail, puoi fare clic sul pulsante di invio.

Esempio di email formale

Puoi scaricare questa email da qui – Esempio di email formale